Dokumentasjon
Oppsøkende arbeid er en del av den sosialfaglige disiplinen, og henter sitt kunnskapsgrunnlag fra en rekke fagområder. Først og fremst gjelder dette utviklingspsykologi, sosiologi, sosialantropologi, sosial læringsteori og kommunikasjon. I tillegg nevnes følgende kunnskap som viktig basiskunnskap å ha når man jobber med ungdom i deres egne omgivelser: Kunnskap om ungdomskultur, biologisk og psykologisk utvikling, gruppepsykologi, normer og verdier, kommunikasjonsmønstre, familierelasjoner og prosesser, subkulturelle prosesser: aktiviteter og livsstil, alkohol- og narkotikamisbruk, risikofaktorer og sosialmedisinske betingelser. (Svensson og Husebye 2003). Dette kapittelet vil også vise at oppsøkende arbeid i dag henter noe av kunnskapsgrunnlaget sitt fra jus.
Det er en gammel vits som beskriver utviklingen i sosialarbeideryrkene når det gjelder kravet til dokumentasjon som kan være en passende innledning til dette kapittelet:
Klienten var noe fordrukken da han møtte sosialkuratoren sin på gatehjørnet en gang på 70-tallet. Han spurte hva klokken var og ble møtt med et spørsmål i retur «Hva synes du den bør være?» Når klienten i dag har samme spørsmål blir han også møtt med et spørsmål som nå lyder «Kan du dokumentere at du har behov for å vite det?»
I dette kapittelet skal vi se på behovet for dokumentasjon i oppsøkende arbeid. Vi skal diskutere hva det betyr å dokumentere arbeidet, hvorfor vi mener det er viktig, hva vi tenker det er viktig å dokumentere og for hvem. Vi skal likeledes knytte dokumentasjon opp mot det å formidle kunnskap vi sitter med om målgruppene og deres livsvilkår og se på viktigheten av fagutvikling i det oppsøkende feltet.
Hva betyr det å dokumentere?
Når vi bruker begrepet «dokumentere» og «dokumentasjon» så tenker vi på å systematisere og synliggjøre tjenestene våre og det vi ser og gjør i det oppsøkende sosiale arbeidet. Det handler om å evaluere og skriftliggjøre arbeidsmetoder, klientarbeid og utviklingstrekk, hva vi ser og ikke minst hva vi gjør. Eksempler på slik dokumentasjon kan være årsrapporter, evalueringsrapporter, notater om utviklingstrekk i ungdomskulturen, feltrapporter (skrevne oppsummeringer etter patruljer/utegåing/feltarbeidet), klientjournaler, handlingsplaner m.v. Men det kan også være interne kompetanseplaner og helse- miljø- og sikkerhetsplaner (HMS-arbeidet). Vi skal komme nærmere tilbake til dette senere i kapittelet.
Hvorfor dokumentere?
Noen vil kanskje stille seg dette spørsmålet; Hvorfor skal vi bruke tid på å skrive ned, oppsummere, evaluere og dokumentere når det er så mye viktig som skjer der ute – blant målgruppene våre? I 1980 beskrives situasjonen slik når det gjelder dokumentasjon på individnivå:
I mange tilfeller etableres kontakt uten at det foretas noen systematisk registrering av data om de unge (NOU 1980:37).
Behovet for å systematisere data, forske på målgruppenes livssituasjon og evaluere praksis ble sterkt betont for 25 år siden. Har situasjonen endret seg vesentlig?
Tradisjonen med å skriftliggjøre erfaringer, arbeidsmetoder, målgruppenes livssituasjon og det direkte arbeidet med klienter varierer mye i det oppsøkende feltet. Generelt kan man si at dette arbeidet delvis er fraværende i mange av landets oppsøkende tjenester. Det kan være flere grunner til dette. Kritikken mot det oppsøkende feltet fra flere hold har også vært at arbeidsmetodikk, målgrupper og resultater har vært for vagt og lite dokumentert og at dette har vært med på å svekke det oppsøkende arbeidets eksistensgrunnlag.
Hvilke grunner er det så til å dokumentere?
Svensson og Huseby (20033) gir følgende begrunnelse for oppsøkende tjenester til å samle informasjon systematisk:
- Å fremme det systematiske og metodiske arbeidet.
- Å formidle innholdet i og resultatet av arbeidet.
- Å dokumentere livssituasjonen til unge mennesker.
- Å visualisere livsbetingelsene til unge mennesker og avdekke samfunnsforhold som hindrer unge menneskers vekst og utvikling.
I det følgende skal vi se nærmere på de viktigste begrunnelsene for dokumentasjon i det oppsøkende arbeidet.
Hvordan ser verden ut – egentlig?
Rollen som feltarbeider er uformell. I motsetning til andre sosialarbeidere har ikke feltarbeiderne i samme grad timeavtaler, et kontor og en skrivepult som setter rammer for arbeidet. Arbeidet skjer på gatehjørnet, og de observerer hendelser og snakker med ungdommene på deres fritidsarena. Det er naturlig at de observerer og får kjennskap til ting som andre sosialarbeidere ikke gjør. Feltarbeiderne er likevel offentlige tjenestemenn, og det uformelle i rollen kombinert med det formelle i oppdraget gir feltarbeidere et spesielt ansvar når det gjelder hva som skal dokumenteres og formidles både på et individuelt plan men også på gruppenivå. Utekontaktene har en tradisjon på å henvende seg til all ungdom i utgangspunktet. Dette gjør at en skal være spesielt oppmerksom på å ikke klientgjøre ungdom med derpå følgende stigmatisering men dokumentere hvilke ungdommer man skal jobbe med og hvorfor (NOU 1980:37).
Som vi tidligere har sett er det som bl.a. kjennetegner det oppsøkende feltet i Norge at man oppsøker ungdomsmiljøene jevnlig og over tid for å danne seg et bredest mulig bilde av hva som skjer. Å se utviklingstrekk over tid, både på individ- og gruppenivå har tradisjonelt blitt sett på som viktig. Hva er det så som preger utviklingen? Hva kjennetegner situasjonen i de utsatte ungdomsmiljøene? Hvordan skal utviklingen beskrives? Å beskrive utviklingstrekk kan i første omgang synes enkelt. Imidlertid er det erfaringen til mange oppsøkende tjenester at det er mange ulike interesser ute og går i forhold til å «eie sannheten» om hvordan situasjonen ser ut. Et veldig interessant eksempel på dette er Plata i Oslo og hvilken situasjon den spilte med hensyn til rekruttering av «vanlig ungdom» i forkant av ryddingen i 2004. Perspektiver på situasjonen og tallmateriale som knyttet ungdom under 18 år til Plata var helt ute av proporsjoner med realitetene, men ble likevel sentrale premissleverandører i den offentlige debatten og retningsgivende for løsningene som ble valgt (Sandberg og Pedersen 2005).
I beskrivelsene av ungdommer og ungdomsmiljøer er det ofte en tendens til å problematisere og gjøre situasjonen verre enn den er. Det er også en tendens til å generalisere slik at det som kanskje kjennetegner en liten gruppe ungdommer blir brukt for å beskrive utviklingen i ungdomsmiljøet generelt. I de senere årene har vi bl.a. gjennom media sett økende grad av forenklede virkelighetsbeskrivelser, presentert med fete overskrifter. Dette er med på å gi et fortegnet bilde av virkeligheten og stigmatisere allerede utsatte grupper og tilsløre samfunnsforhold som virker utstøtende. Et fordreid bilde av virkeligheten kan også benyttes for å sette dagsorden i forhold til kampen om ressursene. En skal ikke se bort fra at interesseorganisasjoner, institusjoner, etater m.v. kan ha et ønske om en elendighetsbeskrivelse for å plassere seg selv i mediebildet med tanke på økte ressurser. I et slikt landskap er det vanskelig å manøvrere, og i stedet for å gi et klart bilde er det med på å tilsløre situasjonen. Som en av etatene som er ansvarlige for å foreslå og iverksette tiltak, kan det for det oppsøkende feltet være vanskelig å manøvrere i et slikt landskap, og både politikere og profesjonelle står i fare for å velge løsninger som der og da kanskje virker handlekraftige, men som i beste fall ikke har noen effekt, og i verste fall kan forverre situasjonen. Det gir spesielle utfordringer for det oppsøkende feltet når det gjelder å belegge og begrunne virkelighetsbeskrivelser og ikke falle for fristelsen til å kaste seg på hylekoret for å få den nødvendige medieoppmerksomhet for egen legitimitet, eller for å delta i kampen om ressursene.
Hensynet til systematisk og metodisk arbeid
En skriftliggjøring av vurderinger, opplysninger og hva som er gjort betones som viktig for det faglige og metodiske arbeidet både innenfor litteraturen i sosialt arbeid, men også innenfor lovverket. I NOU 2004:18 «Helhet og plan i sosial- og helsetjenestene» presiseres det at det er nødvendig å dokumentere det som gjøres av observasjoner, vurderinger, beslutninger og konkrete handlinger og at det å nedtegne dette er en forutsetning for at forsvarlig sosial- og helsehjelp kan ytes.
Metodisk oppsøkende sosialt arbeid kjennetegnes bl.a. ved at det er systematisk og planlagt. I Askeland (1994) skisseres problemløsningsprosessen i sosialt arbeid i ulike faser:
- problemidentifisering/-definering
- kartlegging
- analyse/vurdering
- planlegging
- målsetting, valg av handlingsalternativ, samarbeidsavtale
- iverksetting
- evaluering
Å notere ned opplysninger og bruke dokumenter i arbeidet med klientene har ingen verdi i seg selv. Å bruke ulike typer dokumenter og systemer er et arbeidsredskap i det sosialfaglige arbeidet (Askeland og Molven 2001). Som sosialarbeider skal man «levere en vare». I motsetning til bakeren som skal levere rykende fersk brød, er ikke feltarbeiderens vare eller produkt like lett å definere. Selv om sosialarbeiderne i de senere årene har fått større innsikt i klientenes sosiale problemer og de kompliserte årsakene til disse, er det fremdeles knyttet usikkerhet til hva slags «produkt» de leverer når de prøver å hjelpe. Nygren (1996) definerer produktet som noe som ofte blir levert løpende i den mellommenneskelige relasjonen – et prosessprodukt. Gjennom evaluering og skriftliggjøring bearbeides vurderingene og bevisstheten rundt det metodiske arbeidet øker. Ved systematisk å bruke dette i det faglige fellesskapet er dette med på å danne grunnlag for en forbedret praksis. Sånn sett kan man si at skriftliggjøringen er med på å forbedre den faglige prosessen i det metodiske arbeidet og å sikre at «produktet» er av god kvalitet.
Informasjon om klienten, vurderinger som er gjort og konkrete råd og handlinger blir lett «låst» hos den enkelte ansatte som er ansvarlig for det individuelle oppfølgingsarbeidet. Det er et etablert prinsipp at feltarbeidet utføres av to personer sammen. Det bør ideelt også være minst to som deler ansvaret for det sosialfaglige oppfølgingsarbeidet med klienten i ettertid, særlig gitt de noe løse rammene rundt utekontaktarbeid hvor man bl.a. ikke har timeavtaler men derimot en svært lav terskel for kontakt. Praksis er likevel ofte slik at man er flere som kjenner klienten godt, men at en feltarbeider har hovedansvaret for den sosialfaglige oppfølgingen. Ved å etablere rutiner hvor opplysninger, vurderinger og konkret hjelp noteres fortløpende sikrer en kommunikasjon mellom de som har medansvar for oppfølging av klienten. Skriftliggjøring og dokumentasjon kan også være med på å sikre felles faglige diskusjoner internt og er med på å forme en felles faglig plattform gjennom systematisk bruk av denne type informasjon og dokumentasjon inn mot fagmøter, veiledning etc. Gjennom en slik måte å jobbe på, både individuelt og på gruppenivå blir arbeidet gjenstand for systematisk evaluering, kvalitetssikring og videreutvikling. Utekontaktene har ofte en personalgruppe som er ung, og med høy turnover. Dersom man ikke systematisk dokumenterer erfaringene kan det bli alvorlig for det faglige arbeidet – erfaringer og kunnskap går tapt og må gjøres igjen og igjen. Egelund og Halskov (1984) definerer journalen i sosialt arbeid, som vi skal se nærmere på senere, som «den offentlige hukommelse» som sikrer at man har dokumentert hva problemet har vært, hva som er gjort og på hvilket grunnlag ved bl.a. gjennomtrekk i personalgruppen, nyansettelser m.v.